Aktendigitalisierung für Kommunen: von Papierbergen zu steuerbaren Prozessen.

Was Sie konkret bekommen

• Bestandsaufnahme der papierlastigen Fachprozesse inklusive Prioritätenmatrix.
• Umsetzungslogik für Scan, Indexierung, Aktenstruktur und Aufbewahrung.
• Abgleich mit DMS/Fachverfahren, damit keine Insellösungen entstehen.
• Rollenkonzept für Poststelle, Sachbearbeitung, Teamleitung und IT.
• Roadmap mit Quick Wins in 30/60/90 Tagen.

Typische Ergebnisse

• Weniger Suchzeiten und bessere Auskunftsfähigkeit.
• Klare Zuständigkeiten im Eingang und in der Aktenpflege.
• Höhere Datenqualität für Auswertung und Steuerung.
• Belastbare Grundlage für DMS-Entscheidung oder Ausschreibung.

Vorgehen in 4 Schritten

• 1. Prozessanalyse und Priorisierung der relevanten Aktenarten.
• 2. Zielbild für digitale Akte und Schnittstellen festlegen.
• 3. Pilotbereich umsetzen und Kennzahlen messen.
• 4. Rollout in die Fläche inklusive Schulung und Governance.

Passt das für Ihre Kommune?

Wenn Sie heute noch viele Medienbrüche, Laufmappen und Suchaufwand haben, ist dieses Modul der schnellste Einstieg für messbare Verbesserung.