Checkliste: Ist Ihre Kommune bereit für KI und digitale Prozesse?

1) Führung & Zielbild

• Es gibt ein klar beschriebenes Zielbild für Digitalisierung.
• Verwaltungsspitze, Hauptamt, IT und Fachbereiche arbeiten mit gleicher Priorität.
• Entscheider haben ein gemeinsames Verständnis zu Nutzen, Aufwand und Reihenfolge.
• Für zentrale Vorhaben sind Verantwortlichkeiten schriftlich benannt.
• Es gibt einen abgestimmten 12- bis 36-Monats-Fahrplan.

2) Prozesse & Organisation

• Medienbrüche in Kernprozessen sind dokumentiert.
• Posteingang, Aktenlauf und Freigaben folgen klaren Regeln.
• Es gibt priorisierte Prozesse mit hohem Nutzen für Bürger und Mitarbeitende.
• Rollenlogik und Vertretungsregeln sind verbindlich geklärt.
• Erste Quick Wins wurden bereits umgesetzt.

3) Daten, DMS & Posteingang

• Anforderungen an DMS, Archiv und Schnittstellen sind beschrieben.
• Eingehende Dokumente werden systematisch klassifiziert.
• Suchbarkeit und Versionierung sind in den Fachbereichen sichergestellt.
• Posteingangsprozesse haben klare SLA-Zeiten.
• Aufbewahrung und Löschfristen sind fachlich abgestimmt.

4) KI-Readiness & Leitplanken

• Es gibt definierte KI-Use-Cases mit messbarem Nutzen.
• Datenschutz, Informationssicherheit und Freigabeprozesse sind geregelt.
• Mitarbeitende wurden in Prompts und Risikobewertung geschult.
• Ergebnisse aus KI werden immer menschlich geprüft.
• Ein Pilotprojekt mit klaren Erfolgskriterien ist gestartet.

5) Steuerung, Vergabe & Wirkung

• Projektfortschritte werden monatlich mit Kennzahlen bewertet.
• Ausschreibungen folgen einem belastbaren Kriterienkatalog.
• Leistungsbeschreibungen sind fachlich klar und vergabefest formuliert.
• Dienstleistersteuerung erfolgt über klare Rollen und Abnahmen.
• Es gibt einen Plan zur Skalierung erfolgreicher Lösungen.

Auswertung

0 von 25 Kriterien erfüllt.

• 0-10 Ja: Grundlagen aufbauen und Quick Wins priorisieren.
• 11-18 Ja: gute Basis, jetzt strukturierte Skalierung starten.
• 19-25 Ja: fortgeschritten. Fokus auf Wirkungsmessung und Verstetigung.